LOGICIEL DE GESTION DE CABINET
Tout le cabinettient sur un poste.Le vôtre.
Dix-sept modules qui couvrent le dossier client, l'agenda, la facturation, l'équipe et la mémoire de travail du cabinet. Installé chez vous, il fonctionne sans connexion et vos données ne partent nulle part.
- Fonctionne hors connexion
- Base chiffrée sur votre poste
- TVA et formats marocains
- Multi-postes en réseau local
ARCHITECTURE
Ce qui reste chez vous
Le poste au centre, vos documents en orbite, la connexion en périphérie. Coupez le lien : l'orbite continue.
- 01
LE POSTE
La base chiffrée et les fichiers vivent sur la machine du cabinet. Ils ne se trouvent nulle part ailleurs, sinon dans vos propres sauvegardes.
- 02
LE RÉSEAU LOCAL
Les autres postes du cabinet se synchronisent avec celui-ci, sur votre câble et votre wifi. Rien ne sort du bâtiment.
- 03
LA COUPURE
Internet tombe. Aucun écran ne se fige, aucune donnée ne manque, aucun travail ne s'arrête.
POURQUOI CE CHOIX
Un cabinet ne peut pas dépendre d'un serveur qu'il ne possède pas
Le secret professionnel
Dossiers, pièces d'identité, montants, correspondance. Ces données ne devraient pas être déposées chez un tiers pour être consultées. Ici elles ne quittent pas votre poste.
La coupure de connexion
Une panne d'accès ne doit pas devenir une panne de cabinet. Le logiciel démarre et travaille sans connexion, et rien de ce que vous saisissez ne transite par un serveur.
La dépendance à l'éditeur
Pas d'abonnement mensuel qui coupe l'accès à vos propres dossiers. Licence échue, le poste reste ouvert : vous consultez, imprimez et exportez tout, seule la saisie attend le renouvellement.
Les usages marocains
TVA à 20, 14, 10, 7 et 0 %, ICE, IF, RC, patente, CIN, numéros +212, dirham. Intégrés dès le départ, pas ajoutés après coup.
LES MODULES
Dix-sept modules, un seul logiciel
Chaque module est complet et relié aux autres. Un rendez-vous ouvre le dossier, le dossier produit la facture, la facture nourrit la caisse.
Ce que vous ouvrez tous les matins
Le dossier client au centre, et autour de lui l'agenda, les tâches et les fichiers. Tout renvoie au même client sans ressaisie.
Tableau de bord
L'état du cabinet sur la période choisie. Les indicateurs affichés se règlent, ceux qui ne servent pas se retirent.
- Période au choix, du jour à l'année
- Tableau de bord personnalisable
- Renvoi direct vers le dossier concerné
Clients et dossiers
Une fiche par client, particulier ou société, et sous elle ses dossiers. Chaque fiche réunit informations, dossiers et documents, rendez-vous, factures et paiements, tâches et notes.
- CIN, ICE, IF, RC, patente, téléphone +212
- Système de référencement des dossiers réglable
- Statut du dossier calculé automatiquement
- Colonnes du tableau au choix, champs personnalisés compris
- Recherche par nom, référence, téléphone, e-mail, ICE ou dossier
Agenda
Le planning du cabinet entier ou celui d'une seule personne, avec les mêmes quatre onglets : planning et congés, liste des rendez-vous, absences planifiées et bilan.
- Heures supplémentaires et télétravail saisis dans le planning
- Absences planifiées, jours fériés et congés paramétrables
- Types de rendez-vous définis par le cabinet
- Un document peut être généré depuis un rendez-vous
- Historique conservé, rendez-vous archivables
Tâches
Trois natures de tâches séparées, en vue générale pour tout le cabinet ou en vue individuelle pour son propre travail. Les tâches personnelles ne sont pas exposées aux autres.
- Regroupement en groupes de tâches
- Modèles de tâches réutilisables
- Archivage des tâches terminées, avec délai réglable
- Onglets supplémentaires créés par l'utilisateur
Documents
Les fichiers des clients et ceux du cabinet, rangés en dossiers, en mosaïque ou en liste. Un troisième onglet suit ce que vous attendez encore des clients.
- Demandes de documents suivies jusqu'à réception
- Versions successives d'un même document conservées
- Onglets de classement ajoutés et renommés librement
- Suppression passant par la corbeille, jamais définitive d'un clic
De la prestation à l'export comptable
Un seul module tient les sept faces de la question financière, des honoraires facturés jusqu'au fichier remis au comptable.
Prestations et facturation client
La facture rattachée au client et au dossier, avec sa numérotation, ses taux de TVA et son suivi de paiement.
- TVA à 20, 14, 10, 7 et 0 %
- Numérotation continue paramétrable
- Payé, reste à payer et échéance suivis par ligne
- Colonnes IS/IR, marché et responsable disponibles
- Rappels et archivage réglés dans les paramètres de facturation
Dépenses du cabinet
Les charges du cabinet et les devis reçus, payés et suivis au même endroit que les recettes.
- Paiement d'une charge enregistré à la date réelle
- Devis conservés avant décision
- Export sur la période choisie
Débours et frais refacturables
Ce que le cabinet avance pour le compte d'un client, distingué de ses propres charges et refacturable ensuite.
- Natures de débours définies par le cabinet
- Rattachement au client et au dossier
- Filtre et période pour retrouver ce qui n'a pas été refacturé
Missions et frais professionnels
Les ordres de mission et les frais engagés en déplacement, rattachés à la personne et au dossier.
- Mission décrite, datée et affectée
- Frais rattachés à la mission
- Recherche et filtre sur la période
Registre de caisse
Les entrées et sorties en espèces, avec le solde qui suit ligne à ligne et la pièce justificative en regard.
- Entrée, sortie, solde et pièce sur chaque ligne
- Colonnes du registre au choix
- Impression et export du registre
Rapports comptables
La lecture d'ensemble sur la période : ce qui est entré, ce qui est sorti, ce qui reste dû.
- Période libre
- Export de la synthèse
Export comptable
Le fichier à remettre au comptable, produit sur la période demandée sans ressaisie.
- Génération sur période
- Reprise des factures, charges, débours et caisse
Qui fait quoi, et avec quels droits
La fiche d'un collaborateur, le planning de chacun, et tout ce qui fait tourner le cabinet lui-même sans appartenir à un dossier client.
Employés
Une fiche par personne : profil, planning et congés, tâches, documents, statistiques et activité. La liste se filtre et ses colonnes se choisissent, les colonnes sensibles restant réservées.
- Équipes et sites de rattachement
- Paiements, avances et retenues planifiés depuis le profil
- Planning, liste des rendez-vous, absences et bilan par personne
- Documents de la fiche avec visibilité cabinet ou personnelle
- Statistiques : tâches créées, terminées, en retard, charge planifiée, rendez-vous réalisés, jours d'absence
- Autorisations par employé, avec historique des changements
Vie du cabinet
Ce qui n'est ni un client ni une facture mais fait fonctionner le cabinet : les contacts, les locaux, les abonnements, les règles internes.
- Annuaire des contacts, classé par catégories
- Sites, services et logiciels utilisés par le cabinet
- Locaux et ressources partagées
- Administration interne : documents, clés et accès
- Règlement du cabinet
- Rendez-vous et tâches propres au cabinet
Permissions par rôle
Un tableau qui croise les rôles et les modules, avec trois niveaux : aucun, lecture, écriture. Les droits sont vérifiés côté application, pas seulement masqués à l'écran.
- Administrateurs et titulaires ont tout, sans réglage
- Collaborateurs et secrétaires réglés module par module
- Un module sur « aucun » est fermé en lecture comme en écriture
Ce que le cabinet sait, écrit une fois
Trois modules qui transforment l'expérience du cabinet en outil réutilisable : ses références, ses documents types et sa façon de conduire un dossier.
Référentiel du cabinet
Les textes et références du métier, la grille de prestations et de tarifs, et la bibliothèque des éléments propres au cabinet.
- Référentiel métier classé en catégories et groupes
- Référence officielle, source, organisme, entrée en vigueur, expiration
- Responsable et validateur par référence
- Prestations et tarifs, avec regroupements et calcul paramétrable
- Bibliothèque métier arborescente
- Catégories libres avec éditeur de texte et pièces jointes
Modèles
Le contenu, les éléments affichés et le design sont trois niveaux séparés. Un même texte peut donc être servi sous plusieurs présentations sans être réécrit.
- Composition d'un modèle en trois niveaux distincts
- Champs remplis automatiquement depuis le dossier
- Versions successives et modèle par défaut
- Bibliothèque de blocs réutilisables : clauses, tableaux, mentions
- Présence des modèles : où chaque modèle est proposé dans le logiciel
- Circuit de validation avant mise à disposition
- Import et export des modèles et des blocs
- Droits d'accès et disponibilité réglés par modèle
Méthodologie de travail
La façon de conduire un type de dossier, décrite en phases et en tâches, puis proposée au bon moment. Elle propose, elle n'impose pas.
- Phases, tâches de phase et tâches globales
- Critères de recommandation par type de dossier
- Réactions aux données et aux événements du dossier
- Simulation sur un dossier sans rien appliquer
- Variantes, versions et validation
- Bibliothèque d'éléments propagée aux méthodologies qui les utilisent
- Application au dossier en copie autoportante, indépendante des évolutions ultérieures
- Bilan et retours pour faire évoluer la méthode
Ce qui protège le travail
La partie qu'on ne regarde jamais tant que tout va bien, et qui décide de tout le jour où quelque chose casse.
Sauvegarde
Une sauvegarde contient toute la base chiffrée et les fichiers du poste. Chaque poste sauvegarde pour lui-même, et le mot de passe reste dans le trousseau Windows.
- Automatique, avec fréquence et nombre de sauvegardes conservées
- Sauvegarde manuelle au même endroit et au même format
- Copie vers un support externe dès qu'il est branché
- Rappel explicite quand les sauvegardes n'ont jamais quitté le poste
- Restauration depuis l'historique local
Réseau local
Un poste héberge les données du cabinet, les autres s'y synchronisent, sur le réseau local et rien d'autre. Une synchronisation qui échoue ne bloque pas le travail.
- Trois modes : autonome, master, client
- Adresse du master et jeton du cabinet saisis à la main
- Jeton régénérable depuis le poste master
- Synchronisation manuelle possible à tout moment
- Aucune donnée ne transite hors du réseau local
Archives et corbeille
Deux étages avant la perte : l'archive pour ce qui n'est plus actif, la corbeille pour ce qui a été supprimé. Les deux sont parcourus par module.
- Agenda, tâches, documents, clients et factures séparés
- Délai avant envoi à la corbeille réglable
- Délai avant suppression définitive réglable
- Restauration depuis les deux étages
- Export et recherche sur la période
Paramètres
Apparence, confort de lecture, langue et région, sauvegarde, permissions, réseau, stockage, maintenance et informations du poste.
- Thème clair, sombre ou automatique
- Police, zoom et contraste
- Langue, format de date et devise
- État de santé, journaux et maintenance
- Version installée et identifiant du poste
Licence et support
L'état de la licence du poste d'un côté, l'aide de l'autre : recherche dans l'aide, contact du support et documentation.
- État de la licence et échéance
- Historique des règlements
- Aide rapide consultable hors connexion
- Texte de diagnostic généré pour le support
PHILOSOPHIE
Un outil qui respecte votre métier
Il fonctionne sans connexion
Le logiciel démarre et travaille sans connexion. Une coupure d'internet ne se voit pas depuis l'écran.
Les données restent sur le poste
La base est chiffrée sur la machine du cabinet. Entre postes, la synchronisation passe par votre réseau local et n'en sort pas.
Rien ne se coupe à distance
Pas d'abonnement qui ferme l'accès à vos dossiers. Licence échue, tout reste consultable et exportable depuis le poste ; seule la saisie attend le renouvellement.
Écrit pour le Maroc
Dirham, TVA marocaine, ICE, IF, RC, patente, CIN, numéros +212, français et arabe avec l'interface en sens inverse. Pas une traduction posée sur un logiciel étranger.
CONTACT
Voir ProPilotis sur vos propres dossiers
Une démonstration se fait sur votre poste, avec vos cas réels. Écrivez-nous pour convenir d'un créneau.
Que se passe-t-il quand internet tombe ?
Rien. Le logiciel démarre et travaille sans connexion, et aucune de vos données ne transite par un serveur. Seule la synchronisation entre postes attend le retour du réseau local, et elle échoue en silence pour ne pas interrompre la saisie.
Peut-on travailler à plusieurs postes ?
Oui. Un poste est désigné master et héberge les données du cabinet, les autres se déclarent client et pointent vers son adresse sur le réseau local. Aucun serveur distant n'intervient.
Où sont mes données, exactement ?
Dans une base chiffrée sur le disque du poste, avec les fichiers qui l'accompagnent. Une sauvegarde reprend l'ensemble, chiffrée elle aussi, et peut être copiée sur un support externe.
Et si je perds le poste ?
La restauration se fait depuis une sauvegarde. C'est pourquoi le logiciel rappelle explicitement quand vos sauvegardes ne sont jamais sorties de la machine, et copie vers un support externe dès qu'il est branché.
Tout le monde voit-il tout ?
Non. Les droits se règlent par rôle et par module, sur trois niveaux : aucun, lecture, écriture. Ils sont vérifiés par l'application, pas seulement masqués à l'écran. Les tâches et rendez-vous personnels ne sont pas exposés.
La facturation est-elle adaptée au Maroc ?
Les taux de TVA marocains sont intégrés, la numérotation est continue et paramétrable, et les identifiants ICE, IF, RC, patente et CIN font partie des fiches. L'export comptable reprend factures, charges, débours et caisse.
L'interface existe-t-elle en arabe ?
Oui, en français et en arabe, avec l'interface qui passe de droite à gauche.
Les mises à jour sont-elles obligatoires ?
Non. Le poste vérifie s'il en existe une et vous propose de l'installer. Refuser ne dégrade rien : la version installée continue de fonctionner à l'identique.